5 Ferramentas para aumentar sua produtividade

5 Ferramentas para aumentar sua produtividade

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Como é a sua rotina de trabalho? Bem planejada ou cheia de imprevistos? Quando acaba o dia de trabalho, você sente que foi bastante produtivo(a) ou deixou a desejar? Neste artigo, vamos trazer ferramentas que vão te ajudar a aumentar a sua produtividade.

Esse conteúdo também está disponível no nosso canal do Youtube, “5 Ferramentas para aumentar a sua produtividade”, você pode assistir apertando o play abaixo. 

Mas antes das ferramentas, temos uma dica de ouro para que você consiga manter a sua rotina de trabalho com o quesito produtividade lá em cima. Essa dica é a regra 90/20.

Regra 90/20

Essa regra consiste em 90 minutos 100% focado(a) em uma tarefa e depois desse tempo fazer alguma outra atividade mais tranquila por 20 minutos.

Por exemplo, no caso de uma pessoa que trabalha com produção de conteúdo, 90 minutos focando em escrever um artigo e 20 minutos respondendo comentários nas redes sociais. Assim, a regra 90/20 vai ajudar a você ter uma rotina não só mais produtiva, como também mais equilibrada, pois combina tarefas mais pesadas com outras mais leves.

Uma ferramenta que pode te ajudar a aplicar essa regra 90/20 na sua rotina é o não perturbe.

1- Não Perturbe

É uma função do celular que permite bloquear as notificações dos aplicativos para não te distrair na hora que estiver realizando suas tarefas. O ideal é que você desative todos os tipos de notificações e ative o não perturbe várias vezes ao dia. Assim, você conseguirá melhorar a sua atenção no que realmente importa e fazer suas tarefas com mais eficiência.

2- Google Agenda

Todo profissional de sucesso tem os seus dias muito bem planejados para conseguir dar conta de todas as tarefas sem esquecer de nada. Você pode sim usar uma agenda ou planner de papel, mas a versão digital desses recursos vai te ajudar a ser constantemente lembrada(o), enquanto você realiza outras demandas.

E dentro desse conceito de agenda virtual, nós temos a Google Agenda, que é um aplicativo disponível para Android e Iphone, onde você pode colocar todos os seus eventos/tarefas e por as datas neles. Portanto, usar a Google Agenda vai te ajudar a ser bem mais planejado e vai te ajudar a ter sua cabeça mais livres de datas, mais aberta a inovações.

Além disso, essa ferramenta é integrada com outros aplicativos Google, o que possibilita que a sua reunião criada no Google Meet fique salva no Google Agenda e te envie lembretes do compromisso para não esquecer.

3- Trello, Asana e Monday

O Trello, a Asana e o Monday são ferramentas que podem te ajudar com o gerenciamento das suas tarefas e a do seu time da empresa, onde você trabalha. Nessas ferramentas, é possível separar as demandas entre os colaboradores do time, conferir os prazos e ainda ver se está sendo feita ou não uma tarefa específica.

Assim, ao usar essas ferramentas, não precisamos ficar fazendo microgerenciamentos, ou seja, ficar cobrando as pessoas a respeito da demanda x, y,z, pois conseguiremos acompanhar a evolução só olhando para os quadros do sistema.

Além disso, essas ferramentas te ajudam a metrificar as tarefas do seu dia a dia, ou seja, mostra quanto tempo você ou seu time levam para executar cada uma das demandas. Isso vai te ajudar a entender melhor o fluxo das tarefas para conseguir criar formas de otimizar cada vez mais os processos.

4- Todoist

É um aplicativo que possui uma versão gratuita, onde você pode criar listas de tarefas, colocar colaboradores e subir arquivos em nuvem. Para usar essa ferramenta, você precisa ser uma pessoa organizada e subir todas as suas tarefas semanais nele.

Depois disso, o sistema inicia o processo de priorização das demandas, criando o planejamento diário para a  sua rotina. Assim, o todoist é uma ferramenta que te ajuda a organizar o seu dia a dia e com isso ficará mais produtivo(a).

A grande diferença entre ele e o Google Agenda, além de não ter integração com os aplicativos Google, é que o Todoist tem um esquema de gamificação que estimula a você realizar suas tarefas para conseguir uma premiação. Além disso, ele te envia um email diário com todas as tarefas que precisam ser feitas.

5- Slack e Discord

São ferramentas de comunicação interna, elas vão te ajudar a trocar informações com os outros colaboradores do seu time. Essa troca é fundamental para que o trabalho flua de maneira mais integrada e enriquecedora.

Tanto o Slack, quanto o Discord são ferramentas muito boas, mas evite usar mais de uma em um único projeto. É essencial centralizar toda a comunicação em uma única ferramenta, para não precisar perder seu tempo tendo que checar diferentes meios de comunicação. Portanto, a comunicação precisa ser centralizada e deve ter uma ferramenta focada no meio empresarial.

Dica: Evite o uso do WhatsApp como ferramenta de comunicação para o ambiente de trabalho. Porque ele é muito pessoal e pode acabar fazendo você misturar seus momentos de lazer com o seu trabalho. Para que isso não aconteça, você deve usar o WhatsApp no máximo em horário comercial para não acostumar mal as outras pessoas.

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